La gestione informatica dei documenti

I documenti sono alla base dei processi vitali dell’azienda e ultimamente stiamo assistendo ad un enorme proliferare degli stessi rendendo sempre più pesante ed onerosa la gestione.

La normativa dà al documento informatico valore legale e fiscale.

La tecnologia offre la possibilità di gestire i documenti in formato elettronico.

Perché attivarla ?

Una ragione puramente economica: la gestione dei documenti costa all’impresa il 2% del suo pil, si può abbattere del 30%.

Tutti i documenti costituiscono elemento fondamentale per il buon funzionamento dell’azienda, non possono essere quindi decentrati e di esclusivo utilizzo di poche persone. Per diventare patrimonio dell’impresa devono essere immediatamente resi accessibili a tuttti gli utenti.

Razionalizzazione degli spazi.

Nei prossimi anni i documenti digitali sostituiranno completamente i documenti cartacei, il cambiamento avrà impatti radicali nell’organizzazione interna, sarebbe opportuno gradualizzare questa epocale trasformazione.

I principali vantaggi

In sintesi possiamo dire che l’impresa risulta migliorata, ordinata, rapida nelle ricerche e nelle risposte!

Approfondimento: l'archiviazione digitale

I documenti cartacei vengono trasformati in immagini digitali, files normalmente di tipo PDF o TIFF.

I documenti da cartacei a digitali vengono trasformati utilizzando un qualsiasi scanner, ovviamente uno scanner con caricatore (ADF ), oppure una macchina Digitale Multifunzione, i quali permettono di scansionare grandi volumi di documenti in pochissimo tempo.

I documenti già presenti in forma digitale in quanto generati da un altro software che li ha prodotti, ovvero ricevuti come allegati e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali, per una rapida rintracciabilità e riproduzione quando occorre.

I documenti una volta in forma digitale vengono catalogati ed archiviati in un database, in qualsiasi momento possono essere rintracciati e riprodotti:

L’archiviazione viene organizzata secondo le diverse esigenze aziendali o dei reparti all’interno dell’azienda o dello studio, infatti attraverso delle CHIAVI DI RICERCA, vengono memorizzati per ciascun documento gli elementi più idonei per la ricerca in un qualsiasi momento successivo, (categoria, data, mittente, destinatario, scadenza, pratica etc.), addirittura è possibile memorizzare come chiave di ricerca l’intero testo contenuto nel documento, in modo da poterlo rintracciare attraverso una qualsiasi parola ( anche parziale ) contenuta nal documento.